Convertir archivos PDF a texto, tener documentos sin conexión a Internet o consultar el historial de cambios de un archivo son algunos de los trucos que puede utilizar para aprovechar Google Drive.
Escribir y almacenar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones o formularios; Cargar archivos o carpetas alojados en la computadora o poder compartir todos estos documentos con otros a través de un enlace son algunas de las funciones principales de Google Drive, el servicio de almacenamiento en la nube de la compañía de California.
Este servicio te permite llevar contigo todos tus archivos y documentos de trabajo allá donde vayas ya que también existe una versión móvil, aunque también presenta algunas desventajas como: B. Espacio de almacenamiento limitado (gratis). Aun así, Google Drive se puede utilizar con frecuencia debido a diversas funciones que no siempre se conocen. Te mostramos cinco trucos para sacarle el máximo partido a esta herramienta.
Cinco trucos para usar Google Drive
¿Por qué no sabías que esta herramienta te permite editar documentos sin conexión a Internet? ¿O que puede convertir imágenes en texto? Estos cinco consejos son útiles para aprovechar al máximo este servicio de almacenamiento en la nube.
- Deseche los documentos sin conexión. Puede crear, abrir y editar archivos de texto, cálculos o presentaciones en el dispositivo en el que está trabajando, incluso si finalmente pierde su conexión a Internet. Para hacer esto, vaya a la pestaña “Configuración” (arriba a la derecha del panel de control), haga clic en “General” y habilite la opción “Sin conexión”. Por supuesto, para que funcione, debe instalar un primer Extensión de Chrome de Google Docs sin conexión. Por supuesto, no se recomienda utilizar esta función en ordenadores públicos o compartidos.
- Convierta imágenes o documentos PDF a texto. A veces es necesario convertir el texto de un archivo PDF o incluso una imagen a texto. Con Google Drive, puede hacer esto sin usar una aplicación externa. Para hacer esto, todo lo que tiene que hacer es hacer clic derecho en el archivo PDF o en la imagen. Aparecerá un menú donde debe seleccionar la opción ‘Abrir con’. En esta categoría aparecen varias opciones, pero la más sencilla es Google Docs. Convierta instantáneamente texto o imagen PDF en un archivo de Word editable. Este truco es útil para imágenes si la imagen contiene texto que la reconoce y la inserta en el documento.
- Charle con otros usuarios en un archivo. Con la opción de compartir un documento con varias personas, también puede iniciar una conversación con ellos cuando estén conectados al documento. En la parte superior derecha, haz clic en Chat. Esto abre un campo en el que puede escribir mensajes a otros usuarios. Estas conversaciones no se guardan.
- Realice una búsqueda exhaustiva de los documentos. La herramienta tiene un motor de búsqueda en la parte superior de la interfaz que facilita la búsqueda de todo tipo de documentos alojados en Drive. Sin embargo, a veces no es fácil encontrar el documento que busca por primera vez. Para ello, ofrece la opción de realizar una búsqueda avanzada (en el mismo motor de búsqueda) simplemente haciendo clic en la flecha hacia abajo a la derecha del cuadro de búsqueda. Allí puede buscar por tipo de documento, propietario del documento, ubicación de almacenamiento, fecha de modificación o incluso las personas con las que se ha compartido el archivo.
- Verifique el historial de cambios de un archivo. No importa si el documento contiene uno o más usuarios. Cuando trabaja en un documento de texto, una hoja de cálculo o una presentación, se realizan varios cambios. Para hacer esto, brinda la posibilidad de ver todo el historial de cambios (realizado por el usuario o compartido con) cuando lo desee. ¿Cómo? Haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione “Ver detalles” en el menú emergente. A la derecha hay un cuadro con dos pestañas: Detalles y Actividad. El primero muestra el tipo de documento, la ubicación o la fecha de creación del documento y el último cambio (incluida la hora) en el archivo. El segundo muestra el historial de cambios completo con comentarios.
